Surat Masal Memudahkan kita untuk
membuat sebuah surat yang akan diterima oleh banyak penerima dengan isi yang ini
sangat membantu bila penerimanya sangat banyak.
Surat Masal juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label,
dan amplop.
Untuk
membuat Surat Masal terdiri dari 2 dokumen, yaitu:
·
Dokumen Master, dokumen yang Dibuat untuk
penerima missal Surat undangan.
·
Data Source, yaitu berisi data
penerima misal nama dan alamat penerima.
Data source dapat dibuat pada ms Excel, ms Access, Contact pada
Outlook dan sebagainya.
Pada cara
ini,kita menggunakan Excel, karena cara ini lebih
cepat. Selain itu:
·
Lebih mudah untuk mengontrol dan menambah data baru.
·
Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel
terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan
sebagainya.
·
Juga memudahkan menyalin data source pada dokumen ms Excel ke
lembar kerja lain.
Misalnya dalam membuat Surat undangan pelatihan yang pesertanya
lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja
tersebut dan menyalinnya ke data source baru.
Langkah-langkah
membuat Surat Masal adalah sebagai berikut:
Langkah
pertama Membuat Data Source
1.
Buat data source pada ms Excel dan simpan dengan namaData Surat.
Langkah kedua
Membuat Dokumen Master
2.
Buat dokumen master surat pada ms Word simpan dengan nama Master
Surat.
Beri
jarak untuk menaruh nama dan alamat.
Dokumen
ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut menggabungkan
Data Source dengan Dokumen Master.
Apa Yang dimaksud dengan alamat internet.?
Langkah ketiga
Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master
3.
Pada menu Mailings , pilih grup Start Mail
Merge, klik Start Mail Merge.
4.
berikutnya kita akan memilih data source.
5.
Pada menu Mailings tab, pilih grup Start Mail
Merge, klik Select Recipients.
6.
Pilih Use Existing List, dan
cari lokasi dimana dokumen (Data Surat) disimpan, pada kotak
dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk
menampilkan kotak dialog Select Table.
7.
Pada Select Table, pilih lembar kerja yang berisi data dan
pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang.
Kemudian OK.
8.
Tempatkan field pada masing-masing tempatnya.
9.
Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada
Yth., kemudian pada menu Mailings , pilih
Write & Insert Fields, kemudian Insert
Merge Field dan pilih field yang akan di isikan missal
(nomor surat/nama penerima).
10.
Lakukan juga hal yang sama pada bagian
bagian yang akan di berikan field dan sekarang dokumen akan
seperti contoh di bawah ini.
Data
ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.
0 Response to "Membuat surat masal (MAIL MERGE) Pada Ms word 2007"
Post a Comment